Malgré la croissance fulgurante du numérique, il sera très difficile de se passer de certains équipements au sein d’une entreprise. Les imprimantes en font indiscutablement partie. Procès-verbaux de réunions, rapports d’activités, archives, échanges de données en interne… Tant de documents dont une entreprise a besoin pour garantir un minimum de traçage et son bon fonctionnement. Il est nécessaire, de ce fait, de bien choisir une imprimante professionnelle pouvant répondre aux besoins de la société, que ce soit en scan ou en impression. Tour d’horizon de ce qu’il faut savoir.
Comme vous le savez, le marché propose une large gamme de produits informatiques professionnels, et il en va de même pour le matériel d’impression professionnel. Pour choisir LA bonne imprimante professionnelle, voici ce que vous devez faire.
Imprimante professionnelle : définir vos besoins
Commencez, tout d’abord, par définir les besoins de votre entreprise. Est-ce une impression seule que vous cherchez, ou un scan et une impression à la fois ? Avez-vous évalué le volume d’impression ? Quels sont les documents qui sont imprimés au sein de l’entreprise ? Pour quelle qualité souhaitez-vous opter ?
Bref. Les questions à poser avant de vous procurer votre imprimante professionnelle sont nombreuses. A vous donc d’évaluer les besoins de votre entreprise. Pour ce faire, n’hésitez pas à consulter vos collaborateurs : ils sauront, certainement, vous orienter.
Les caractéristiques techniques qu’il faut avoir
Il s’agit d’une étape importante, étroitement liée à celle qui a précédé : connaître les caractéristiques techniques de l’imprimante professionnelle que vous allez vous procurer auprès des revendeurs de matériel d’impression professionnel. Les principaux critères que vous devez prendre en compte, en dehors de votre budget, portent, notamment, sur la technologie d’impression.
Figurent, aussi, la vitesse d’impression, les interfaces, les caractéristiques du scanner ou encore les multifonctions embarquées. La vitesse de l’impression de votre imprimante professionnelle est la garantie d’une productivité optimale. Grâce aux récentes innovations, il est possible d’imprimer entre 10 et 30 pages par minute pour les imprimantes à jet d’encre. Toutefois, ce débit peut changer en fonction du type de document à imprimer. Plus il est complexe (image, graphique, couleur), plus la procédure va durer longtemps.
Outre le scan et l’impression, votre imprimante professionnelle est-elle capable d’effectuer un recto-verso automatique ? C’est un critère important à prendre en considération dans le choix de votre matériel d’impression professionnel. Pensez aussi à opter pour la bonne résolution : 1200 x 1200 points par pixel (ppp) constitue le minimum requis.
Les imprimantes multifonctions
Ce type d’imprimante présente, à bien des égards, de nombreux avantages pour l’entreprise. C’est un choix judicieux. De fait, ces imprimantes remplissent plusieurs fonctions : fax, stockage de documents sur des supports USB, scan ou encore impression…
De plus, ces imprimantes professionnelles permettent de gagner de l’espace puisqu’elles incarnent plusieurs machines. Elles sont également très simples à utiliser : vos collaborateurs n’auront aucun mal à s’y adapter, d’autant plus qu’ils pourront l’utiliser à distance via leurs ordinateurs ou leurs appareils mobiles grâce au réseau local de l’entreprise. Pensez, également, à opter pour une imprimante professionnelle compatible avec les logiciels de gestion de documents.
D’autre part, avant de choisir ce type de matériel d’impression professionnel, il est important de bien définir vos besoins en impression. Pour établir une estimation, vous pouvez recourir aux relevés de copies de vos anciens équipements d’impression, mais pas que : pensez également à évaluer votre consommation en papier. Si, à titre d’exemple, vos besoins varient de 3000 à 25 000 pages par mois, votre imprimante professionnelle multifonction doit être dotée d’une vitesse d’impression de 20 à 45 pages par minute. Si vos besoins vont au-delà, choisissez un équipement plus rapide.
Avez-vous besoin d’une multifonction couleur ou monochrome ? Là encore, il s’agit d’une question simple, mais capitale. Si, au sein de votre entreprise, 90% des documents sont imprimés en noir et blanc, il est inutile d’installer une imprimante multifonction couleur. En effet, ces dernières coûtent plus cher que leurs sœurs monochromes. Pour les 10% restants de vos documents, vous pouvez installer une imprimante couleur que vous utiliserez dans les grandes occasions.
Bien définir votre budget avant d’acheter votre imprimante professionnelle
Bien entendu, le choix de votre future imprimante professionnelle dépendra, en grande partie, de votre budget. Comme vous le savez, les prix varient en fonction des technologies embarquées par le matériel. D’où l’importance de bien définir vos besoins, comme nous l’avons d’ailleurs vu plus haut. Il sera totalement inutile, à titre d’exemple, d’opter pour une imprimante 3D si vous n’en avez pas besoin, ou de choisir une imprimante couleur si vos documents sont imprimés en noir et blanc.
N’hésitez pas à faire des recherches approfondies car, après tout, il s’agit d’un investissement pour votre entreprise. Il est donc préférable qu’il dure dans le temps et qu’il garantisse un retour sur investissement à long terme.
Dans cette optique, certains produits d’occasions peuvent constituer une excellente piste. Bien entendu, il faut examiner minutieusement le produit mis en vente. D’un autre côté, vous avez l’option des produits reconditionnés. Non seulement ils sont moins chers, mais ils vous permettent, aussi, de réduire votre empreinte sur l’environnement. A vous donc de choisir l’imprimante professionnelle qui vous convient.